Điều 18. Chuẩn bị phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phân công chủ trì quyết định cụ thể thời gian, địa điểm, thành phần, chương trình và nội dung phiên họp. Phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh thường kỳ hằng tháng được tổ chức trong tuần đầu tiên của tháng liền kề tiếp theo. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có thể quyết định thay đổi thời gian họp khi cần thiết. Việc thay đổi thời gian họp được Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thông báo cho các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh chậm nhất là 01 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra, soát xét về trình tự, thủ tục hồ sơ và tham mưu tổng hợp về nội dung đề án do các sở, ban, ngành trình tại phiên họp;
b) Dự kiến nội dung, chương trình, thời gian, thành phần tham dự họp, trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền chủ trì quyết định chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp;
c) Đôn đốc Thủ trưởng cơ quan có đề án trình trong phiên họp gửi đề án kèm hồ sơ, tài liệu liên quan đến đề án.
Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày bắt đầu phiên họp, cơ quan chủ trì đề án phải gửi đề án, tài liệu đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét và cho trình tại phiên họp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (trừ trường hợp họp đột xuất). Số lượng tài liệu trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định;
d) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký giấy mời họp Ủy ban nhân dân tỉnh;
đ) Gửi giấy mời, chương trình và tài liệu họp đến thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và đại biểu được mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp (trừ trường hợp họp để giải quyết việc phát sinh đột xuất);
e) Trong trường hợp còn có ý kiến khác nhau về đề án trình tại phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh thì theo chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức cuộc họp gồm lãnh đạo cơ quan chủ trì soạn thảo và cơ quan liên quan để thống nhất ý kiến trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
3. Đơn vị chủ trì đề án có nhiệm vụ:
a) Chuẩn bị và gửi toàn bộ hồ sơ, tài liệu họp bằng văn bản điện tử đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh qua Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh (trừ tài liệu mật) chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp; đồng thời gửi tài liệu, văn bản giấy đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo yêu cầu;
b) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý tài liệu mật gửi các đại biểu dự họp và thu hồi sau khi kết thúc phiên họp.