Điều 9. Tiếp nhận văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản qua phần mềm QLVBĐH
Nhân viên văn thư (sau đây gọi tắt là Văn thư) của cơ quan, đơn vị, trong giờ làm việc phải thường xuyên truy cập vào hệ thống phần mềm QLVBĐH để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản đến qua mạng máy tính.
a) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến trên hệ thống QLVBĐH từ các cơ quan, đơn vị khác gửi đến qua hệ thống phần mềm: Văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký số, cập nhật thông tin văn bản đến tiếp nhận vào phần mềm, vào số văn bản đến và chuyển lãnh đạo cơ quan, đơn vị xử lý theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan, đơn vị.
b) Cập nhật thông tin văn bản đến gồm: Số thứ tự (số đến); ngày đến; tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành); số và ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành; lĩnh vực; tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản; đơn vị hoặc người nhận; mức độ khẩn; số tờ; thời hạn giải quyết; tệp văn bản đính kèm; họ tên người ký và chức vụ; nơi lưu; ghi chú.
2. Tiếp nhận văn bản đến qua Thư điện tử công vụ
a) Văn thư trong giờ làm việc phải thường xuyên truy cập vào Hộp Thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị đã được cấp để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản đến trên Hộp Thư điện tử công vụ.
b) Khi nhận văn bản điện tử đến, Văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký số, vào số văn bản, cập nhật thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVBĐH và chuyển lãnh đạo xử lý trên phần mềm hoặc chuyển trực tiếp đến hộp thư điện tử cá nhân của lãnh đạo theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan, đơn vị.
3. Tiếp nhận văn bản, hồ sơ điện tử qua hệ thống “Một cửa điện tử”
a) Trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp, người dân (sau đây gọi chung là khách hàng): Cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính tiến hành tạo lập hồ sơ điện tử thủ tục hành chính phục vụ cho lưu trữ, xử lý, trao đổi thủ tục hành chính trên môi trường mạng. Cán bộ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo các trường hợp sau đây:
- Trường hợp tiếp nhận hồ sơ được gửi trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Kiểm tra, cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục hành chính lên phần mềm một cửa; chụp (Scan) toàn bộ hoặc một phần hồ sơ giấy đính kèm vào hồ sơ điện tử (đối với tài liệu không số hóa sẽ được tổng hợp và gán nhãn theo mã số thủ tục hành chính).
- Trường hợp tiếp nhận hồ sơ điện tử qua Internet: Xác thực thông tin đăng ký để cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục của khách hàng; cập nhật các văn bản điện tử mà khách hàng đã gửi kèm theo qua mạng.
b) Trao đổi văn bản điện tử, hồ sơ điện tử qua hệ thống “Một cửa điện tử” giữa các cơ quan nhà nước tham gia thực hiện thủ tục hành chính: Đối với cơ quan nhà nước tiếp nhận và xử lý văn bản điện tử, hồ sơ điện tử giữa các cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định về giải quyết thủ tục hành chính điện tử liên thông.