Điều 4. Quy định tính hợp pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng
1. Giá trị pháp lý văn bản điện tử: Thực hiện theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
2. Hình thức trình bày văn bản:
- Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Sử dụng bộ mã ký tự và mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 để thể hiện nội dung trong văn bản điện tử.
- Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại các điểm 3.4, 3.5 và 3.7 Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể:
- Các tài liệu văn bản có định dạng: *.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt.
- Các tài liệu bảng tính có định dạng: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods.
- Các tài liệu chỉ đọc có định dạng *.pdf.
- Các tài liệu đồ họa, đồ thị, đồ họa phục vụ quản lý chuyên ngành.
3. Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi tài liệu, văn bản hành chính dạng bản giấy (có chữ ký và đóng dấu) bằng hình thức gửi văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số qua mạng.
4. Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu, văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản).