Điều 15. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
1. Các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm QLVBĐH đang triển khai tại cơ quan, đơn vị trong hoạt động trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng; sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh vào trao đổi thông tin, văn bản điện tử trong cơ quan, đơn vị và giữa các cơ quan, đơn vị. Tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
2. Đảm bảo về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trao đổi trên các hệ thống thông tin đang triển khai sử dụng tại cơ quan, đơn vị.
3. Đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo an ninh, an toàn và bảo mật thông tin trong cơ quan, đơn vị.
4. Ban hành quy định về trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị (chi tiết theo từng hệ thống thông tin đang sử dụng).
5. Tổ chức triển khai quy định trao đổi văn bản điện tử đến các đơn vị trực thuộc đối với sở, ban ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố.
6. Hướng dẫn, tập huấn về cách thức trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin cho các cán bộ, công chức, viên chức sử dụng chưa thành thạo các phần mềm đang triển khai. Bố trí công chức, viên chức có trình độ tin học đáp ứng yêu cầu công việc để duy trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng.
7. Từng bước triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.
8. Ưu tiên bố trí kinh phí để trang bị hạ tầng kỹ thuật mạng, kinh phí triển khai và duy trì phần mềm QLVBĐH để thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị và liên thông giữa các cơ quan, đơn vị.
9. Báo cáo tình hình thực hiện định kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu, gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, chỉ đạo.