Điều 10. Phát hành văn bản đi
1. Qua hệ thống phần mềm QLVBĐH
a) Văn bản được khởi tạo, xây dựng tại cá nhân, bộ phận xử lý văn bản điện tử chuyển qua hệ thống phần mềm QLVBĐH đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị để xem xét, phê duyệt.
b) Sau khi văn bản phát hành được phê duyệt, lãnh đạo cơ quan, đơn vị chuyển Văn thư thực hiện in ấn, trình ký văn bản giấy, đăng ký số theo quy định của để ban hành.
c) Khi văn bản được ban hành, Văn thư cập nhật thông tin đầu vào văn bản điện tử, lưu trữ văn bản vào hệ thống phần mềm và phát hành văn bản qua môi trường mạng; đồng thời gửi văn bản giấy (đã ký và đóng dấu) kèm theo văn bản điện tử đối với những văn bản theo quy định tại Điều 8 Quy định này. Việc lưu trữ hồ sơ văn bản giấy tại cơ quan đối với văn bản phát hành (văn bản đi) thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
d) Cập nhật thông tin văn bản đi gồm: Số thứ tự (số đi); ngày đi; tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành); số và ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành; lĩnh vực; tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản; cơ quan, đơn vị hoặc người nhận; mức độ khẩn; số tờ; thời hạn giải quyết; tệp văn bản đính kèm; họ tên người ký và chức vụ; nơi lưu; ghi chú.
2. Qua hệ thống thư điện tử công vụ
Văn thư tiến hành cập nhật thông tin văn bản đi được quy định tại điểm d Khoản 1 Điều này; sau đó số hóa (Scan) văn bản (bản chính được ký, đóng dấu) thành văn bản điện tử định dạng tệp *.pdf; Văn thư mở Hộp Thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị để phát hành văn bản đi.