Điều 6. Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng
1. Trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan nhà nước:
a) Các cơ quan, đơn vị đã được trang bị Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị qua hệ thống. Các cơ quan, đơn vị chưa được trang bị phải tăng cường công tác trao đổi văn bản điện tử qua các hệ thống khác, hệ thống “Một cửa điện tử” hoặc hệ thống Thư điện tử công vụ.
b) Các cơ quan, đơn vị xây dựng quy định, quy trình chi tiết để việc trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị đảm bảo hiệu quả, an toàn, thực thi một cách toàn diện và đúng với mục đích sử dụng của từng hệ thống thông tin.
2. Trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước:
a) Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước bao gồm: Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, hệ thống “Một cửa điện tử”, hệ thống Thư điện tử công vụ, hệ thống Cổng thông tin điện tử hoặc Trang Thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước.
b) Các cơ quan, đơn vị đã được trang bị Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng tính năng liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị.
c) Đối với các văn bản cần phổ biến rộng rãi phải được đăng tải, cập nhật trên Cổng Thông tin điện tử hoặc Trang Thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị.
d) Việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị phải thực hiện đúng quy trình và phù hợp với chức năng sử dụng của mỗi hệ thống thông tin, đảm bảo an toàn và thuận tiện trong liên thông giữa các hệ thống phần mềm.
3. Trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp và người dân:
a) Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản giữa cơ quan, đơn vị với các tổ chức, doanh nghiệp và người dân bao gồm: Hệ thống “Một cửa điện tử”, hệ thống Thư điện tử công vụ, hệ thống Cổng Thông tin điện tử hoặc Trang Thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước.
b) Mỗi cơ quan, đơn vị phải có quy định, quy trình chi tiết về việc trao đổi văn bản điện tử với tổ chức, doanh nghiệp và người dân để đảm bảo thông tin trao đổi được quản lý chặt chẽ theo quy định của Nhà nước và phù hợp với chức năng, tính năng sử dụng của từng hệ thống thông tin. Các quy định, quy trình phải được phổ biến rộng rãi, dễ hiểu, giúp tổ chức, doanh nghiệp và người dân có thể tiếp cận và khai thác sử dụng có hiệu quả trên các hệ thống thông tin.