Điều 5:
Khi soạn thảo, đánh máy, in các văn bản; sao chụp hồ sơ, tài liệu có liên quan đến bí mật nhà nước thuộc lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn phải theo đúng các qui định sau:
1. Việc soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp các văn bản, hồ sơ, tài liệu... có nội dung bí mật nhà nước phải được tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật an toàn do thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật qui định. Trường hợp đặc biệt, khi có yêu cầu phải được soạn thảo trên hệ thống trang thiết bị đã qua kiểm tra và đủ điều kiện về đảm bảo an toàn, bảo mật. Không được sử dụng máy tính đã kết nối mạng Internet để đánh máy, in, sao các loại tài liệu mật.
2. Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo văn bản phải đề xuất với thủ trưởng trực tiếp về mức độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký văn bản chịu trách nhiệm quyết định việc đóng dấu mức độ mật và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước. Đối với vật mang bí mật nhà nước như băng, đĩa đã ghi âm, ghi hình, phim, ảnh đã chụp phải có văn bản ghi rõ tên của vật lưu kèm theo và đóng dấu mức độ mật vào văn bản này.
Việc xác định và đóng dấu mức độ mật vào tài liệu phải căn cứ vào danh mục bí mật Nhà nước độ "Tuyệt mật", "Tối mật" và "Mật" thuộc lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn đã được Thủ tướng Chính phủ quy định tại Quyết định số 22/2004/QĐ-TTg ngày 25/02/2004, Bộ trưởng Bộ Công an quy định tại Quyết định số 174/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 26/02/2004 và qui định tại Điều 5,6,7 Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28/12/2000.
Dấu độ mật thích hợp phải được đóng vào trang đầu phía trên bên trái của văn bản, tài liệu mật.
3. Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia để xây dựng dự thảo văn bản, cơ quan chủ trì soạn thảo phải xác định cụ thể phạm vi, đối tượng (các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan) cần xin ý kiến hoặc tham khảo ý kiến, phải đóng dấu xác định mức độ mật cần thiết vào dự thảo trước khi gửi xin ý kiến. Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản lý, sử dụng theo đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.
4. Người có trách nhiệm in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước chỉ được in, sao chụp đúng số lượng văn bản đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được uỷ quyền phê duyệt, tuyệt đối không được đánh máy thừa hoặc in thừa. Sau khi đánh máy, in, sao chụp xong phải kiểm tra lại, huỷ ngay bản dư thừa và những bản đánh máy, in, sao chụp hỏng.
5. Khi đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu mức độ mật, dấu thu hồi ( nếu cần ); đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu. Đối với tài liệu mật sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
6. Những văn bản, tài liệu thuộc các loại "Tuyệt mật", "Tối mật" nếu có yêu cầu sao chụp hoặc chuyển sang dạng tin khác phải được thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi ban hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn bản và phải ghi rõ số lượng được phép sao chụp hoặc chuyển dạng tin.