Điều 7:
Giao, nhận tài liệu, vật mang bí nhà nước.
1. Khi giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước.
Mọi trường hợp giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước (sau đây gọi chung là tài liệu mật) giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh máy, in, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản ) đều phải vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao, nhận. Việc giao, nhận tài liệu mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo qui định của thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật, phải đảm bảo tuyệt đối an toàn.
2. Việc gửi tài liệu mật phải thực hiện theo quy định sau:
a. Vào sổ: Tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào sổ “tài liệu mật đi”. Phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ tên).
b. Lập phiếu gửi: Tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của Tờ phiếu.
Khi nhận tài liệu mật, nơi nhận phải hoàn ngay phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu mật.
c. Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không được gửi chung trong một bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc.
Việc đóng dấu ký hiệu các “độ mật” ngoài bì thực hiện như sau:
- Phải đóng dấu có ký hiệu các mức độ mật phù hợp ở ngoài bì, không được viết chữ hoặc đóng dấu có chữ mật, tối mật, tuyệt mật ở ngoài bì. Quy định việc đánh số ký hiệu ngoài bì như sau:
+ Tài liệu có độ “Mật” đóng dấu chữ “C” (con dấu chữ C in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).
+ Tài liệu có độ “Tối mật” đóng dấu chữ “B” (con dấu chữ B in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).
- Tài liệu có độ “Tuyệt mật”. Riêng loại tài liệu này yêu cầu phải gửi bằng hai bì:
+ Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu độ mật của tài liệu. Nếu là tài liệu “Tuyệt mật” cần gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: ghi như tài liệu thường, đóng dấu chữ “A” (con dấu chữ A in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).
3. Nhận tài liệu mật đến:
a. Mọi loại tài liệu mật từ bất cứ nguồn nào gửi đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn thư vào sổ “tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
b. Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật đến mà bì trong có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ theo số ký hiệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên nhận. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được bóc bì.
c. Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bì, lộ lọt bí mật nhà nước hoặc tài liệu bị tráo đổi, mất, hư, hỏng thì người nhận phải báo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
4. Thu hồi tài liệu mật:
Những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu, theo dõi trong sổ sách bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.