Điều 8. Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức gồm:
a) Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức để phục vụ yêu cầu công tác;
b) Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.
2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:
a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức”;
b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;
d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;
đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đồng ý.
3. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:
a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức” đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phê duyệt;
b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định;
c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức” đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phê duyệt.