Điều 6. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ
1. Chế độ bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cụ thể như sau:
a) “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” phải được cơ quan sử dụng và cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
b) Trường hợp các thông tin phát sinh do cán bộ, công chức, viên chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức và trước pháp luật.
2. Trường hợp lập mới hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thì việc lập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức quyết định, cụ thể:
a) Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định;
b) Sau khi cán bộ, công chức, viên chức tự kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, người đứng đầu cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức ra quyết định thẩm tra, xác minh. Nhiệm vụ thẩm tra, xác minh gồm:
Kiểm tra về các thành phần hồ sơ: trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ, trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất thì cơ quan được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đề nghị cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức gửi văn bản đề nghị Sở Tư pháp thẩm tra, xác minh và thông báo kết quả thẩm tra, xác minh bằng văn bản với cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức, đơn vị nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đề nghị cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức gửi văn bản đến cơ quan ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp văn bằng, chứng chỉ đó đề nghị xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ. Hoặc cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức gửi văn bản trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó để xác minh tính hợp pháp và có văn bản kết luận về kết quả thẩm tra, xác minh đó để lưu hồ sơ.
Việc thẩm tra, xác minh thực hiện trong thời gian 90 ngày, kể từ ngày có quyết định thẩm tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức;
c) Không phải thẩm tra, xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc trong các trường hợp sau:
- Các thành phần hồ sơ hư hỏng, thất lạc không phải là hồ sơ gốc thì thực hiện chế độ bổ sung như quy định về chế độ bổ sung hồ sơ;
- Các thành phần hồ sơ thất lạc nhưng đã tìm thấy bổ sung và trùng hợp thông tin với các thành phần hồ sơ khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp từ cấp tỉnh trở lên thẩm tra và xác nhận tính hợp pháp.
d) Người đứng đầu cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức có văn bản đề nghị UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ trước khi quyết định không thẩm tra, xác minh đối với các trường hợp hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức hư hỏng, thất lạc.
3. Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức quyết định thẩm tra, xác minh theo quy định. Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ quy định như sau:
a) Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc lập lần đầu khi cán bộ, công chức, viên chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để xác định, kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên;
b) Trường hợp các thành phần hồ sơ không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu công chức là đảng viên) để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất với giấy khai sinh gốc.
4. Hồ sơ đề nghị UBND tỉnh thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ về các trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hư hỏng, thất lạc và khi sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ gốc công chức gồm:
a) Công văn đề nghị do người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu các sở, ban, ngành tỉnh, UBND huyện, thành phố ký;
b) Biên bản kết luận thẩm tra, xác minh đối với trường hợp hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức.