Điều 5. Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ
1. Đối với công chức, viên chức tuyển dụng lần đầu
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, bộ phận tổ chức các sở, ban, ngành tỉnh, Phòng Nội vụ cấp huyện phối hợp với các tổ chức, đơn vị nơi công chức, viên chức đến nhận công tác có trách nhiệm hướng dẫn công chức, viên chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức, viên chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thành phố để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn công chức, viên chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:
a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức, viên chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” do công chức, viên chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận. Quyển lý lịch cán bộ, công chức, viên chức theo mẫu 01a-BNV/2007 ban hành kèm theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;
b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, viên chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, viên chức. Sơ yếu lý lịch do công chức, viên chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” và các tài liệu bổ sung khác của công chức, viên chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV;
c) Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý công chức, viên chức khi có yêu cầu. Tiểu sử tóm tắt cán bộ, công chức, viên chức theo mẫu 03a-BNV/2007 ban hành kèm theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;
d) Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức, viên chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;
đ) Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức, viên chức; hợp đồng làm việc lần đầu (đối với viên chức).
2. Đối với cán bộ, công chức, viên chức đang công tác
Các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1 của Điều này và các thành phần hồ sơ khác quy định đối với cán bộ, công chức, viên chức đang công tác gồm:
a) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” phải được cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức xác minh và chứng nhận;
b) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ, công chức, viên chức;
c) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức;
d) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);
đ) Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng cán bộ, công chức, viên chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành;
e) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức và gia đình cán bộ, công chức, viên chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;
g) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của cán bộ, công chức, viên chức;
h) Đối với cán bộ, công chức, viên chức được bầu cử, bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bầu cử, bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức.
i) Đối với thành phần hồ sơ viên chức phải có thêm hợp đồng làm việc.
3. Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức, viên chức có quyết định nghỉ hưu, mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc hoặc từ trần thì việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện như quy định tại Khoản 3 Điều 7 của Quy chế này.
4. Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn, trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện như sau:
a) Khi cán bộ, công chức, viên chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định;
b) Trường hợp không thể hoàn chỉnh bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định như đối với công chức, viên chức tuyển dụng lần đầu.