Điều 7. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ
1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ, công chức, viên chức được điều động, luân chuyển và cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức cấp tỉnh thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức khi tiếp nhận cán bộ, công chức, viên chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức đó. Riêng hồ sơ cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức cấp huyện thì vẫn do phòng Nội vụ quản lý.
2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức, viên chức có quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc cán bộ, công chức cấp xã có quyết định xét chuyển thành công chức cấp tỉnh.
Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 7 và Khoản 8 Điều 1 Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;
b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 2 Điều 1 Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV;
d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;
đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức (sở, ban, ngành tỉnh, UBND huyện, thành phố) thực hiện.
3. Cán bộ, công chức, viên chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần
a) Cán bộ, công chức, viên chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức”, các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm cán bộ, công chức, viên chức thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;
b) Đối với cán bộ, công chức, viên chức từ trần gia đình cán bộ, công chức, viên chức được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức lưu giữ, bảo quản;
c) Đối với cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cán bộ, công chức, viên chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.