Điều 5. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, gồm:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; người đứng đầu sở, ban, ngành tỉnh và tương đương; Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc doanh nghiệp nhà nước có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật, Mật.
c) Người đứng đầu đơn vị cấp phòng thuộc Sở, ban, ngành tỉnh và tương đương; trưởng phòng của Ủy ban nhân dân huyện, thành phố và tương đương có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật.
d) Người có thẩm quyền tại điểm a, b khoản 1 Điều này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Việc ủy quyền được thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền. Cấp phó được ủy quyền phải chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình và không được ủy quyền tiếp cho người khác.
2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo Điều 3 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. Cụ thể:
a) Sau khi được người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này cho phép bằng văn bản hoặc phê duyệt trực tiếp trên văn bản cần sao, người được giao nhiệm vụ tiến hành việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
b) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước được đóng dấu “BẢN SAO SỐ” ở góc trên cùng bên phải của trang đầu và dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” ở dưới cùng trang cuối của tài liệu sau khi sao, trong đó phải thể hiện số thứ tự bản sao, hình thức sao (sao y bản chính hoặc sao lục), thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có);
Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước phải thực hiện theo mẫu “Trích sao”, trong đó, thể hiện đầy đủ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có);
Trường hợp sao một tài liệu thành nhiều bản: Người thực hiện được phép đóng dấu “BẢN SAO SỐ” và “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” vào một bản sao theo đúng nội dung bản gốc hoặc bản chính của tài liệu, ghi đầy đủ thông tin quy định tại dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC”, trình người có thẩm quyền phê duyệt và tiến hành nhân bản đúng số lượng cho phép, đóng dấu của cơ quan, tổ chức vào chữ ký của người có thẩm quyền ở khoảng trống bên dưới dòng “Thẩm quyền sao”.
c) Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có “Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”, trong đó phải thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép chụp và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
3. Mẫu dấu sao, chụp (mẫu số 09); văn bản trích sao (mẫu số 10); dấu Bản sao (mẫu số 11); mẫu sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước (mẫu số 12); mẫu văn bản ghi nhận việc sao, chụp bí mật nhà nước (mẫu số 13) thực hiện theo Điều 2 Thông tư số 24/2020/TT-BCA.