Điều 3. Chế độ bảo quản tài liệu tại các đơn vị thuộc UBND.
- Chuyên viên có trách nhiệm bảo quản tốt hồ sơ tài liệu của mình, không được đem tài liệu đến những nơi không phải là nơi xử lý giải quyết công việc, không ai được mang tài liệu của cơ quan về nhà làm của riêng, đem sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tuỳ tiện cung cấp tài liệu cho cá nhân, đơn vị khác.
- Chuyên viên phải lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tìm kiếm khi cần thiết phải có những cặp khác nhau để đựng những tài liệu khác nhau như: Cặp đựng văn bản phải giải quyết ngay, cặp đựng văn bản đang giải quyết, cặp đựng văn bản đã giải quyết xong, cặp đựng văn bản không phải giải quyết. Trong mỗi cặp đó phải có bìa kẹp từng hồ sơ, vụ việc.
- Hồ sơ lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan quản lý, kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải được xây dựng chắc chắn đảm bảo an toàn tuyệt đối có trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy chữa cháy, chống kẻ gian phá hoại, lấy cắp, chống sự huỷ hoại do côn trùng...
- Nghiêm cấm các đơn vị tự do tiêu huỷ tài liệu, Phòng Hành chính - quản trị được quyền tiêu huỷ tài liệu trùng thừa, tài liệu không phải giải quyết. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được phép của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan.