Điều 2. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ:
1. Đối với tài liệu Phòng Hành chính (bộ phận văn thư) cơ quan:
Trong quý I hàng năm, bộ phận văn thư phải nộp toàn bộ các văn bản do UBND, Văn phòng UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành cấp tỉnh ban hành của năm trước (gồm toàn bộ các loại tài liệu đã quy định ở khoản 3 Điều 1).
2. Đối với tài liệu ở các tổ chuyên viên, bộ phận giúp việc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành.
Quý I hàng năm, chuyên viên hoặc bộ phận giúp việc phải nộp vào lưu trữ toàn bộ hồ sơ tài liệu về các việc đã giải quyết xong của năm trước (danh mục hồ sơ tài liệu được quy định tại khoản 1, 2, 4 trong Điều 1).
- Đối với hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp nhưng cần giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp, chuyên viên phải lập danh mục thông báo cho lưu trữ biết.
- Chuyên viên trước khi nghĩ hưu, chuyển công tác, đi công tác học tập dài hạn phải nộp hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong cho bộ phận lưu trữ cơ quan, bàn giao hồ sơ tài liệu về những công việc đang giải quyết cho người phân công tiếp tục làm công việc đó. Nếu không bàn giao đầy đủ hồ sơ sẽ không giải quyết các thủ tục chuyển đi.
- Nếu một đơn vị hoặc nhiều đơn vị được sát nhập vào một đơn vị khác hay thành lập một đơn vị mới hoặc một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào thì đơn vị đó phải nộp vào lưu trữ.