Điều 1. Những tài liệu sau đây của Văn phòng UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành đoàn thể cấp tỉnh phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
1. Tài liệu của các tổ chuyên viên nghiên cứu:
a. Hồ sơ công việc: Gồm toàn bộ tài liệu được hình thành từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một sự việc; loại hồ sơ này gồm những tài liệu sau:
- Tờ trình hoặc đề án, công văn đề nghị của các Ban ngành trực thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành, các đoàn thể nhân dân, các tổ chức kinh tế xã hội.
- Văn bản tham gia ý kiến của các ngành, các đơn vị có liên quan.
- Biên bản hoặc trích biên bản các cuộc họp (nếu có).
- Phiếu trình của các chuyên viên và ý kiến giải quyết của lãnh đạo.
- Các bản dự thảo của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, UBND huyện, thị xã, Ban ngành, các đoàn thể cấp tỉnh nhằm giải quyết các vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương, của ngành.
- Văn bản của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành ban hành.
b. Hồ sơ các cuộc họp: Các phiên họp của Thường trực UBND, các cuộc họp chuyên ngành do UBND triệu tập, các cuộc họp do Chánh Văn phòng triệu tập gồm các tài liệu sau:
- Giấy mời họp.
- Danh sách các thành viên dự họp.
- Chương trình họp.
- Biên bản cuộc họp.
- Các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu của các cơ quan, cá nhân có liên quan đến cuộc họp.
- Các bức ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình... về các cuộc họp (nếu có).
- Thông báo về kết quả các cuộc họp.
c. Các loại báo cáo:
- Báo cáo tổng kết công tác tháng, quý, 6 tháng, năm của UBND, các ngành, UBND các huyện, thị xã.
- Báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất.
d. Sổ công tác của các chuyên viên.
2. Tài liệu của các bộ phận giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, Chánh hoặc Phó Văn phòng UBND.
- Bài phát biểu, diễn văn của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch tại hội nghị, tại các buổi làm việc với các cơ quan TW, khách nước ngoài, các ngành, các huyện, thị xã và các đoàn thể chính trị, tổ chức kinh tế, xã hội.
- Tài liệu về các chuyến đi công tác thăm hữu nghị ở các nước ngoài của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch.
- Báo cáo của các đoàn và cá nhân về kết quả đi học tập khảo sát ở nước ngoài.
- Các báo cáo chuyên đề về đầu tư kinh tế trong nước, dự án đầu tư của nước ngoài cho tỉnh.
- Thư khen, thư chúc mừng, thư thăm hỏi... của các đồng chí lãnh đạo gửi cho tập thể và cá nhân.
- Hồ sơ đề nghị khen thưởng của tập thể và cá nhân của các đơn vị.
- Đơn khiếu nại, tố cáo của công dân có bút tích hoặc ý kiến xử lý của lãnh đạo.
- Sổ công tác của các đồng chí lãnh đạo.
3. Các loại tài liệu Phòng Hành chính (bộ phận văn thư) phải nộp:
- Các văn bản quy phạm pháp luật do UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành ban hành (gồm bản chính và bản sao).
- Các văn bản pháp quy của TW do UBND tỉnh sao gửi.
- Thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch và Phó Chủ tịch.
- Công văn giao dịch, xử lý công việc hàng ngày của UBND, Văn phòng UBND với các cơ quan TW, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội.
4. Các loại tài liệu giải quyết công việc nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành, đoàn thể cấp tỉnh.
- Chương trình kế hoạch công tác; báo cáo tổng kết công tác 6 tháng, năm của cơ quan.
- Hồ sơ về tổ chức bộ máy của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan.
- Hồ sơ về việc tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, hưu trí, kỷ luật cán bộ công nhân viên chức, về hợp đồng lao động v.v..
- Hồ sơ về các cuộc họp giải quyết các công việc nội bộ cơ quan.
- Hồ sơ về xây dựng, sửa chữa các công trình của cơ quan như trụ sở làm việc, nhà khách, nhà ở v.v.. gồm các loại tài liệu sau:
+ Dự án nhà thầu đầu tư các công trình hoặc luận chứng kinh tế kỹ thuật.
+ Báo cáo diễn biến quá trình thi công.
+ Báo cáo nghiệm thu.
+ Thanh quyết toán công trình...
- Hồ sơ về mua sắm và sử dụng các trang thiết bị.
- Báo cáo quyết toán thu chi hàng năm của cơ quan.
- Hồ sơ về công tác lễ tân.
- Hồ sơ và các tài liệu liên quan khác.