Điều 4. Văn phòng chương trình
1. Văn phòng Ban Chương trình là bộ phận thường trực, giúp Ban Chương trình quản lý chỉ đạo, điều hành, hỗ trợ kỹ thuật cho các hoạt động chương trình và các dự án theo mục tiêu của chương trình.
Văn phòng chương trình có: Giám đốc điều hành chương trình (Do Bộ NN&PTNT bổ nhiệm) là Uỷ viên thường trực của Ban Chương trình và có các bộ phận: kế hoạch, kế toán, kỹ thuật, hành chính.
2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Ban Chương trình:
a. Hướng dẫn xây dựng Kế hoạch hoạt động hàng năm tổng hợp kế hoạch đó và trình Ban Chương trình thông qua, làm cơ sở cho Bộ và SIDA đàm phán quyết định và tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát thực hiện kế hoạch.
b. Được uỷ quyền của Trưởng Ban chương trình, trực tiếp giải quyết mọi công việc liên quan đến các hoạt động đối nội, đối ngoại nhằm đảm bảo chương trình thực hiện đúng tiến độ, và các cam kết theo hiệp định đã ký. Báo cáo kết quả thực hiện và những vấn đề phải xin ý kiến giải quyết với Trưởng Ban chương trình.
c. Quản lý hoạt động tài chính, thực hiện theo kế hoạch đã phê duyệt, đúng quy định của Nhà nước, tổng hợp quyết toán hàng năm và kết thúc hiệp định, báo cáo hoạt động tài chính theo quy định.
d. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp định kỳ với SIDA, của Ban Chương trình, các cuộc họp, hội thảo, tập huấn của chương trình, các đoàn làm việc chuyên đề của SIDA..v.v...
Phối hợp chặt chẽ các hoạt động của Nhóm cố vấn thuộc Công ty tư vấn sử dụng có hiệu quả đội ngũ cố vấn của chương trình nhằm thực hiện mục tiêu của hiệp định.
g. Quản lý sử dụng hiệu quả các thiết bị vật tư phục vụ đúng mục đích hoạt động của chương trình.
h. Hướng dẫn việc thực hiện các chính sách và quy định của Nhà nước của ngành.
i. Soạn thảo các quy định, chính sách, chiến lược của chương trình trình cấp thẩm quyền phê duyệt.
k, Tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn, hội thảo về chuyên môn nghiệp vụ có liên quan.
L. Kiểm tra, giám sát, tổng kết đánh giá các hoạt động của các dự án và toàn chương trình ( theo định kỳ, có thể đột xuất ) báo cáo Trưởng ban và các ngành liên quan theo định kỳ.
m. Kinh phí hoạt động của Ban chương trình và Văn phòng Ban Chương trình (gồm đóng góp của Thuỵ điển và đóng góp của Việt Nam ) được thực hiện trên cơ sở Kế hoạch hoạt động hàng năm đã phê duyệt.