Điều 4. Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến
1. Tất cả văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại văn thư:
a) Văn thư Bộ (Văn thư tại Văn phòng Bộ) có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của Bộ, Văn phòng Bộ; thư, tài liệu gửi Lãnh đạo Bộ và cá nhân thuộc Văn phòng Bộ;
Những văn bản gửi các đơn vị tại số 2 Ngọc Hà qua Văn thư Bộ, Văn thư Bộ vào sổ theo dõi riêng và chuyển đến các đơn vị;
b) Văn thư các đơn vị có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của đơn vị;
c) Cán bộ, công chức trực tiếp nhận văn bản từ các cơ quan, cá nhân gửi Bộ hoặc gửi đơn vị hoặc nhận được văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng có liên quan đến công việc của Bộ, đơn vị phải chuyển cho Văn thư Bộ hoặc Văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
2. Văn thư Bộ trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản photocopy dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo).
Văn thư đơn vị trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát, bản photocopy dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo, văn bản do Bộ chuyển tới).
3. Văn thư không bóc những bì thư có đóng dấu “ Tuyệt mật ” (A), bì thư gửi đích danh hoặc có ghi “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc ”.
4. Văn thư phải giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh.
5. Đối với các văn bản đến ngoài giờ hành chính, Thường trực cơ quan có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận; văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn”, nhân viên thường trực phải ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay lãnh đạo đơn vị xử lý. Các văn bản còn lại, bàn giao cho Văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau.
6. Đăng ký văn bản đến:
a) Chánh Văn phòng Bộ quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đến của Bộ;
b) Thủ trưởng đơn vị quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị.
7. Đối với các thông tin nhận qua fax, email hoặc truyền qua mạng, vật mang tin được đăng ký vào sổ riêng và trình thủ trưởng đơn vị xử lý.
8. Đối với các thông tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng có liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ hoặc của đơn vị, người tiếp nhận phải ghi lại nội dung, thời gian tiếp nhận, họ tên người truyền đạt và chuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị xử lý.