Điều 10. Trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản
1. Hồ sơ trình ký
a) Những loại văn bản sau cần có hồ sơ trình ký:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản thẩm định, phê duyệt các dự án, đề án, chương trình;
- Văn bản có liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, tài chính;
- Văn bản đề nghị cấp trên giải quyết một vấn đề cụ thể của ngành;
- Văn bản trao đổi ý kiến, phối hợp giải quyết, trả lời đề nghị của các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị trực thuộc và tương đương;
- Quyết định khen thưởng, kỷ luật;
- Quyết định xử lý sau thanh tra.
b) Hồ sơ trình ký gồm:
- Phiếu trình văn bản (ban hành kèm theo Quy chế này), dùng cho các văn bản do một đơn vị chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị soạn thảo;
- Dự thảo văn bản gồm 02 bản, trong đó: 01 bản (bản 1) có ghi ngày, tháng và chữ ký của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo và đơn vị đồng trình (nếu có) vào lề trái trang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo và của trưởng phòng (đối với các Cục, Thanh tra, Văn phòng Bộ và những Vụ có cấp Phòng), trừ những văn bản do lãnh đạo đơn vị trực tiếp soạn thảo, ở phía dưới phần “Nơi nhận”; 01 bản để nhân bản (bản 2).
Tất cả các văn bản của Bộ, nhân danh Bộ gửi các nước, các tổ chức quốc tế đều phải có ý kiến đồng trình của Vụ Hợp tác quốc tế.
- Các phụ lục kèm theo văn bản chính (nếu có). Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo phải ký tắt vào cuối tất cả các trang phụ lục;
- Tờ trình của thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo nếu thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ;
- Các văn bản thẩm tra, thẩm định, góp ý kiến (nếu có);
- Các văn bản có liên quan khác.
c) Hồ sơ trình ký văn bản quy phạm pháp luật theo quy định riêng của Bộ.
d) Đối với các văn bản trình ký khác: gồm 02 bản có chữ ký theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này; Phiếu trình văn bản (nếu có); các văn bản có liên quan khác.
2. Trách nhiệm trình ký
a) Thủ trưởng các đơn vị phân công công chức chuyên chịu trách nhiệm trình ký, nhận và phát hành văn bản. Các đơn vị trình văn bản lên Lãnh đạo Bộ thông qua Văn phòng Bộ, không trình trực tiếp văn bản lên Lãnh đạo Bộ, trừ trường hợp văn bản hoả tốc theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ.
b) Chánh Văn phòng Bộ:
- Phân công công chức chuyên tiếp nhận văn bản do các đơn vị trình ký, kể cả file điện tử của văn bản và trả kết quả tại Văn thư Bộ. Công chức tiếp nhận văn bản trình ký có trách nhiệm kiểm tra ngay thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục trình ký, nếu chưa đúng, đủ thì trả lại ngay cho đơn vị chủ trì soạn thảo để hoàn chỉnh. Nếu đúng, đủ thì trình Chánh Văn phòng để trình Lãnh đạo Bộ.
- Trả lại những văn bản trình không đúng thẩm quyền;
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, văn phạm, nơi nhận, thủ tục trình ký. Nếu đủ điều kiện, ghi rõ ý kiến trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng; chỉ định việc nộp file điện tử của văn bản; ghi ngày, tháng và ký tên vào “ Phiếu trình văn bản” (nếu có), lề trái trang đầu của “bản 1”. Nếu chưa đủ điều kiện, ghi rõ lý do, trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn chỉnh và trình ký lại.
c) Trường hợp Chánh Văn phòng Bộ và thủ trưởng đơn vị soạn thảo có ý kiến khác nhau, Thủ trưởng đơn vị soạn thảo có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Bộ quyết định.
3. Ký ban hành
a) Văn bản có đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ký cả 2 bản.
b) Trường hợp văn bản chưa đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ghi rõ ý kiến vào “Phiếu trình văn bản” hoặc lề của “bản 1” để trả lại đơn vị soạn thảo hoàn chỉnh và trình ký lại; trường hợp Thủ trưởng đơn vị soạn thảo, đơn vị tham gia hoặc Chánh Văn phòng Bộ có ý kiến khác với ý kiến của Lãnh đạo Bộ thì được tham gia ý kiến nhưng phải chấp hành ý kiến của Lãnh đạo Bộ.
c) Trường hợp Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách đi vắng:
- Đối với những văn bản chưa có yêu cầu ký ban hành gấp: chờ Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách về xử lý;
- Đối với những văn bản có yêu cầu ký ban hành gấp: thư ký Bộ trưởng hoặc chuyên viên giúp việc Thứ trưởng phụ trách có trách nhiệm liên hệ xin ý kiến và đề xuất, báo cáo Chánh Văn phòng quyết định; báo cáo Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách kết quả giải quyết.