Điều 7. Trao đổi văn bản điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Gửi văn bản điện tử: văn bản điện tử phát hành (gửi đi) thông qua phần mềm sau khi hoàn tất một trong hai trường hợp sau:
a) Đối với những cơ quan chưa triển khai sử dụng chữ ký số: văn thư cơ quan (văn thư) tiến hành đăng ký số văn bản đi theo quy định, sau đó tiến hành số hóa (scan) văn bản (bản chính được đóng dấu) thành văn bản điện tử dưới dạng tập tin (file) *.pdf;
b) Đối với những cơ quan đã triển khai sử dụng chữ ký số: văn thư tiến hành đăng ký số văn bản đi theo quy định cho văn bản điện tử đã được ký bằng chữ ký số và lưu dưới dạng file mềm (*.doc; *.odt;…).
2. Nhận văn bản điện tử: văn thư có trách nhiệm thường xuyên truy cập vào phần mềm để tiếp nhận, đăng ký số văn bản điện tử đến, đưa vào phần mềm của cơ quan và thực hiện chuyển văn bản đến theo đúng quy trình đã được quy định.