Điều 11. Quy định khi lưu trữ văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử khi lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a) Phải đảm bảo độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử kể từ khi văn bản điện tử được tạo lập lần đầu từ văn bản giấy.
b) Thông tin chứa trong văn bản điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Văn bản điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị khi lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành phải đáp ứng nghiệp vụ lưu trữ và các quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều này.
3. Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.
4. Dữ liệu thông tin đầu vào phải đầy đủ các thuộc tính sau:
a) Dữ liệu thông tin đầu vào của văn bản điện tử đi gồm: số và ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại văn bản; trích yếu nội dung văn bản; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị); độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật); độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc); số trang; chức vụ và họ, tên người ký văn bản; nơi nhận; số lượng bản phát hành; file văn bản đi đính kèm; các thông tin khác (tuỳ theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức);
b) Dữ liệu thông tin đầu vào của văn bản điện tử đến gồm: số thứ tự (số đến); ngày đến; tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành); số và ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại văn bản; trích yếu nội dung văn bản; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị); mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật); mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc); số tờ; ý kiến phân phối; thời hạn giải quyết; file văn bản đến đính kèm; các thông tin khác (tuỳ theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức);
c) Dữ liệu thông tin đầu vào của hồ sơ điện tử gồm: mã đơn vị; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị); hồ sơ số; tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản; số lượng tờ; hạn chế sử dụng (mật/ tình trạng vật lý kém/ đang xử lý nghiệp vụ/ lý do khác); đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ; hồ sơ đã kết thúc; không nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; người lập hồ sơ; các thông tin khác (tuỳ theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức).
5. Khi lưu trữ văn bản điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng thì không được kết nối và sử dụng trên môi trường mạng (Lan, Wan, Internet).
6. Trường hợp văn bản điện tử và văn bản giấy có nội dung trùng nhau thì lưu trữ cả hai loại.