Điều 6. Hình thức trao đổi các loại văn bản điện tử
1. Các loại văn bản của các cơ quan nhà nước trao đổi qua mạng phải đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành.
2. Các loại văn bản sau đây phải gửi hoàn toàn thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành (phần mềm) hoặc hệ thống thư điện tử, gồm:
a) Lịch làm việc, lịch công tác (tuần, tháng, quý,…) của lãnh đạo UBND tỉnh, UBND cấp huyện, sở ngành tỉnh,…
b) Thư mời dự họp, dự hội nghị và các tài liệu kèm theo.
c) Các dự thảo văn bản, tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý.
d) Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, các văn bản sao y.
đ) Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần, tháng, quý, năm; thông báo; những văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo.
e) Các thông báo, thông cáo, công điện, chỉ thị, chương trình công tác, các văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp,…
3. Trong một số trường hợp, theo yêu cầu, tính chất của công việc, việc trao đổi văn bản phải bằng cả hai hình thức văn bản điện tử và văn bản giấy, gồm: thư mời họp và các tài liệu kèm theo; báo cáo tuần, tháng, quý, năm và các báo cáo theo yêu cầu; các bản sao gửi văn bản; các quyết định cá biệt, văn bản giải quyết các công việc cá biệt (giải quyết thủ tục hành chính, kết luận thanh tra, hồ sơ chứng từ kế toán,…).
4. Các loại văn bản không trao đổi qua mạng gồm:
a) Văn bản, tài liệu mang nội dung liên quan đến bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản khác có liên quan;
b) Quyết định, công văn, thông báo liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ; khen thưởng, kỷ luật; công văn chuyển đơn; các hồ sơ công việc buộc phải lưu bản chính.