Điều 12. Thu thập, lưu trữ văn bản điện tử
1. Cơ quan, đơn vị khi lập danh mục hồ sơ cơ quan cần xác định rõ các hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử.
2. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, mỗi cá nhân có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
3. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo,… đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4. Khi công việc được giải quyết xong thì hồ sơ kết thúc. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bồ sung vào danh mục hồ sơ năm sau và cá nhân có trách nhiệm tiếp tục thu thập văn bản cho hồ sơ này theo quy định.
5. Việc lưu trữ văn bản điện tử được tạo lập và quản lý trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng. Đối với cơ quan, đơn vị chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng thì việc tạo lập và quản lý được thực hiện trên máy tính của đơn vị.
6. Bảo quản văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ điện tử.