Điều 13. Sử dụng, hủy và nộp lưu hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử
1. Việc sử dụng (đọc, sao, chứng thực lưu trữ) đối với hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử thực hiện như đối với các tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị. Việc hủy hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc danh mục hồ sơ hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
3. Khi giao nhận hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải đảm bảo đúng nội dung, cấu trúc, không bị hư hỏng hay mất dữ liệu.
4. Nộp hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử vào lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình:
a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu danh mục hồ sơ nộp lưu.
b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển.
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.
d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút.
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.
e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử vào lưu trữ cơ quan.
5. Nộp hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử vào lưu trữ lịch sử của tỉnh thực hiện theo quy trình:
a) Lưu trữ lịch sử của tỉnh và lưu trữ cơ quan thống nhất danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển.
b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.
c) Lưu trữ lịch sử của tỉnh kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút.
d) Lưu trữ lịch sử của tỉnh chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử của lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.
6. Cơ quan, đơn vị, cá nhân chỉ được hủy hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử sau khi việc giao nộp đó đã thành công và được lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử của tỉnh kiểm tra, xác nhận.