Điều 34. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tham gia Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
1. Các cơ quan, đơn vị có thủ tục hành chính bắt buộc phải xử lý toàn bộ quy trình trên các phân hệ tương ứng của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC (Hệ thống), có trách nhiệm chỉ đạo công chức, viên chức ứng dụng Hệ thống vào quá trình giải quyết TTHC; thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình xử lý hồ sơ TTHC tại cơ quan, đơn vị mình thông qua Hệ thống, nhằm kịp thời phát hiện, giải quyết các khó khăn, vướng mắc phát sinh.
2. Đối với TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan Trung ương được tổ chức theo hệ thống ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh, TTHC xử lý trên phần mềm riêng, TTHC các đơn vị sự nghiệp công lập; TTHC công ích phục vụ người dân và doanh nghiệp thì thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phối hợp với đơn vị vận hành, triển khai các giải pháp kỹ thuật để tích hợp, công bố công khai và đồng bộ thông tin theo quy định tại khoản 4, Điều 12, Nghị định số 42/2022/NĐ-CP.
3. Các cơ quan, đơn vị thường xuyên theo dõi và kiểm tra tình hình thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp trên Hệ thống kịp thời, chính xác.
4. Đảm bảo 100% TTHC (thuộc đối tượng phải xử lý trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến và Hệ thống thông tin giải quyết TTHC theo quy định của Quy chế này) được xử lý trên Hệ thống và có quy trình xử lý phù hợp với quy định hiện hành. Trong trường hợp xảy ra sự cố của Hệ thống, làm Hệ thống ngưng hoạt động, phải chủ động liên hệ với đơn vị được giao vận hành để được hỗ trợ và xử lý kịp thời.
5. Khi tiếp nhận hồ sơ TTHC có cung ứng dịch vụ công trực tuyến toàn trình (hoặc cung ứng dịch vụ công trực tuyến một phần) nhưng dịch vụ công đó cho phép tiến trình nộp hồ sơ được thực hiện trực tuyến qua mạng, Bộ phận Một cửa có trách nhiệm phải tiến hành tiếp nhận và phản hồi ngay thông tin tiếp nhận hồ sơ theo quy định, để tổ chức, cá nhân biết được tình trạng hồ sơ đã được tiếp nhận và tiến hành xử lý hồ sơ theo quy định; đồng thời, tiến hành luân chuyển, giải quyết hồ sơ trực tuyến trên Hệ thống theo quy trình giải quyết TTHC.
6. Việc tiếp nhận hồ sơ TTHC phải căn cứ trên cơ sở TTHC được cấp có thẩm quyền công bố (được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu của Hệ thống). Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu thêm bất kỳ thành phần hồ sơ nào ngoài thành phần đã công bố. Tất cả TTHC phải được tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa phải được cập nhật và tồn tại mã số hồ sơ trên cơ sở dữ liệu của Hệ thống (trừ trường hợp TTHC được xử lý trên hệ thống phần mềm chuyên dùng riêng).
7. Tổ chức tuyên truyền, hướng dẫn việc sử dụng Hệ thống, quy trình TTHC để tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng Hệ thống đạt hiệu quả.
8. Mỗi cơ quan, đơn vị phân công một cán bộ kỹ thuật thực hiện việc quản lý các tài khoản đăng nhập vào Hệ thống của công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị mình.
9. Mỗi cơ quan, đơn vị phân công cán bộ đầu mối kiểm soát TTHC thường xuyên rà soát các quy trình TTHC, chịu trách nhiệm phối hợp với cán bộ kỹ thuật, cán bộ phụ trách quản trị mạng để cập nhật, sửa đổi, bổ sung các quy trình TTHC khi có sự thay đổi, điều chỉnh.
10. Công chức, viên chức có trách nhiệm sử dụng Hệ thống theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, đảm bảo việc xử lý đồng bộ giữa hồ sơ giấy và hồ sơ trên Hệ thống (tránh tình trạng hồ sơ giấy đã trả kết quả cho người nhận nhưng trên Hệ thống vẫn báo trễ hạn hoặc chưa xử lý); có trách nhiệm bảo mật thông tin về tài khoản của mình và các thông tin của Hệ thống.