Điều 7. Gửi, nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử
1. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử tất cả các loại văn bản hành chính (trừ văn bản mật), văn bản chịu sự điều chỉnh về tính chất thông tin tại các quy định do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Khi phát hành văn bản giấy, ngoài việc gửi văn bản đến nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức ngoại trừ những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ) vào địa chỉ hộp thư điện tử của cơ quan nhà nước có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ liên kết (link) để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Đối với việc gửi, nhận thư điện tử của cơ quan nhà nước, đơn vị: sau khi nhận được thư điện tử có nội dung mang tính chất công việc thì cơ quan nhà nước phải có trách nhiệm phản hồi xác nhận việc đã nhận thành công gửi, nhận thư điện tử.
2. Những văn bản được xác thực bằng chữ ký số, chứng thư số (do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp) chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước thuộc thành phố và không phải gửi thêm văn bản giấy. Cụ thể như sau:
a) Lịch làm việc, Chương trình công tác (tuần, tháng, quý, năm) của lãnh đạo UBND các cấp, lãnh đạo các cơ quan nhà nước thành phố.
b) Giấy mời và các tài liệu kèm theo.
c) Báo cáo chuyên đề, báo cáo tuần, tháng, quý, năm.
d) Công văn, Tờ trình, Kế hoạch và tất cả các loại văn bản hành chính thông thường khác (trừ văn bản mật).
Đối với các văn bản được ký số đã quy định bắt buộc chuyển bằng hệ thống thư điện tử hoặc bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản - điều hành dùng chung của thành phố, các cơ quan nhà nước có quyền từ chối nhận văn bản đến bằng các hình thức khác.
3. Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm bắt buộc phải sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan để thông báo, trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân, tổ chức và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công trực tuyến.