Điều 5. Trường hợp cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử
Các cơ quan nhà nước phải thực hiện quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử trong các trường hợp sau:
1. Trường hợp yêu cầu cấp mới:
a) Khi cơ quan nhà nước tiếp nhận, tuyển dụng mới cán bộ, công chức, viên chức và người lao động mà chưa được cấp phát hộp thư điện tử của thành phố.
b) Khi cơ quan nhà nước hoặc đơn vị trực thuộc mới được thành lập.
2. Trường hợp yêu cầu thay đổi: khi cơ quan nhà nước, đơn vị và người dùng có sự thay đổi thông tin.
3. Trường hợp yêu cầu hủy bỏ:
a) Khi người dùng thôi việc, nghỉ việc.
b) Khi người dùng chuyển công tác đến nơi làm việc mới không phải là các cơ quan nhà nước thuộc thành phố Cần Thơ.
c) Khi cơ quan nhà nước, đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước bị sáp nhập, giải thể.
4. Trường hợp tạm đình chỉ, thu hồi:
Khi hộp thư không đăng nhập, sử dụng trong thời hạn 03 tháng, cơ quan quản lý hệ thống thư điện tử sẽ tạm thời đình chỉ hộp thư trên; đồng thời, thông báo về cơ quan chủ quản của người dùng hộp thư đó. Sau 15 ngày làm việc kể từ khi thông báo, nếu cơ quan nhà nước không có xác nhận thì hộp thư điện tử trên sẽ được thu hồi, đảm bảo tiết kiệm tài nguyên hệ thống.