Điều 11. Trách nhiệm của người dùng sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan nhà nước, đơn vị
1. Hộp thư chung của cơ quan nhà nước, đơn vị là loại hộp thư đặc biệt, do Thủ trưởng cơ quan nhà nước, đơn vị quản lý và có thể ủy quyền cho một người khác trong cơ quan nhà nước, đơn vị quản lý hộp thư này.
2. Người được giao trách nhiệm quản lý hộp thư chung của cơ quan nhà nước, đơn vị phải thường xuyên kiểm tra, nhận, chuyển thông tin để thông báo đến người có trách nhiệm xử lý nhằm hồi đáp kịp thời thư điện tử của công dân, tổ chức và doanh nghiệp.
3. Người được giao trách nhiệm quản lý hộp thư chung của cơ quan nhà nước, đơn vị phải tổ chức lưu trữ các thư đến, thư đã gửi một cách khoa học để thuận lợi trong việc tìm kiếm, thống kê, xác thực lại thông tin khi có yêu cầu; đồng thời, không được xóa nội dung các thư điện tử trong hộp thư đến và đi của cơ quan nhà nước, đơn vị mình (trừ các thư nặc danh không rõ địa chỉ, thư rác).
4. Mật mã tài khoản hộp thư điện tử của cơ quan nhà nước, đơn vị phải được thay đổi thường xuyên (02 tháng/01 lần) và mật mã phải được đảm bảo theo các yêu cầu sau:
a) Độ dài: các mật mã phải có độ dài ít nhất là 08 (tám) ký tự;
d) Độ phức tạp: các mật mã cần phải chứa cả ký tự in hoa, ký tự in thường và ít nhất có một ký tự đặc biệt, chữ số.
Ví dụ: MatKhau$789#.
5. Quản lý danh sách các địa chỉ hộp thư điện tử của người dùng thuộc mỗi cơ quan nhà nước (mailing list): địa chỉ mailing list của cơ quan, đơn vị phải được quản lý, kiểm soát chặt chẽ bằng tài khoản hộp thư điện tử của cơ quan đơn vị hoặc một hộp thư điện tử cá nhân người dùng do Thủ trưởng cơ quan nhà nước ủy quyền.