Điều 4. Phân loại, định dạng hộp thư điện tử
1. Hộp thư điện tử được chia thành các loại như sau:
a) Hộp thư chung của cơ quan nhà nước, có dung lượng không giới hạn.
b) Hộp thư chung của đơn vị, có dung lượng tối đa 10GB.
c) Hộp thư người dùng, có dung lượng tối đa 05GB.
2. Định dạng hộp thư điện tử:
a) Hộp thư chung của cơ quan nhà nước có dạng @cantho.gov.vn. Trong đó, là tên viết tắt của cơ quan nhà nước và được đặt sao cho không trùng nhau trên hệ thống.
Ví dụ:
- Sở Nội vụ sẽ có địa chỉ hộp thư là [email protected].
- Trường hợp các cơ quan nhà nước có tên viết tắt trùng nhau (ví dụ: Sở Nội vụ và Sở Ngoại vụ), địa chỉ hộp thư của Sở Ngoại vụ là [email protected].
b) Hộp thư chung của đơn vị có dạng [email protected]. vn; trong đó, là tên viết tắt đã được thiết lập trên hệ thống thư điện tử. Tên hộp thư chung của đơn vị có thể được đặt theo yêu cầu sau khi được đơn vị quản lý thống nhất.
Ví dụ:
- Văn phòng thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Cần Thơ sẽ có địa chỉ hộp thư đơn vị là [email protected].
- Văn phòng thuộc UBND quận Ninh Kiều sẽ có địa chỉ hộp thư đơn vị là [email protected].
c) Hộp thư người dùng (đối với trường hợp không có người trùng họ, tên lót, tên) có dạng: @cantho.gov.vn>; trong đó, và được viết tắt.
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Minh sẽ có địa chỉ hộp thư điện tử người dùng là [email protected].
d) Xử lý trường hợp nhiều người có họ, tên và tên lót trùng nhau:
- Ưu tiên theo thứ tự thời điểm đăng ký: người đăng ký đầu tiên được giữ nguyên định dạng đã quy định ở trên.
- Trường hợp người trùng tên (theo thứ tự thứ hai) được cấp phát hộp thư. Hộp thư người dùng có dạng @cantho.gov.vn; trong đó, được viết tắt, và được viết nguyên không dấu.
Ví dụ: địa chỉ hộp thư của ông Nguyễn Văn Minh bị trùng, khi đó ông Nguyễn Văn Minh thứ hai sẽ có địa chỉ hộp thư điện tử là [email protected].
- Trường hợp người trùng tên (theo thứ tự thứ ba) được cấp phát hộp thư. Hộp thư người dùng có dạng @cantho.gov.vn, trong đó , và đều được viết nguyên không dấu.
Ví dụ: [email protected].
- Trường hợp người trùng tên theo thứ tự thứ 04 trở về sau, cơ quan quản lý hệ thống thư điện tử sẽ chủ động xem xét đặt tên sao cho phù hợp.
đ) Tên hiển thị của các hộp thư người dùng trên nền giao diện website hệ thống thư điện tử phải hiển thị đầy đủ họ, tên người dùng và tên của cơ quan nhà nước mà người dùng đó đang công tác để dễ phân biệt khi thao tác sử dụng hộp thư điện tử.