Điều 9. Quản lý văn bản đến trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
1. Trình tự quản lý văn bản đến thực hiện theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến:
a) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dưới dạng văn bản giấy thông thường (không qua các hệ thống thông tin) thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; đăng ký văn bản đến vào Hệ thống; thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục kèm theo Quy chế này và chuyển xử lý theo quy trình nội bộ cơ quan, đơn vị.
b) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dưới dạng điện tử thuộc danh mục văn bản quy định tại Điều 7, Điều 8 Quy chế này: văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử; thực hiện tiếp nhận, đăng ký văn bản đến trên hệ thống và chuyển xử lý theo quy trình nội bộ cơ quan, đơn vị.
c) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dưới dạng bản giấy thuộc danh mục văn bản quy định tại Điều 8 Quy chế này: văn thư cơ quan kiểm tra, xác nhận sự tồn tại của văn bản này trên hệ thống.
Nếu văn bản chưa tồn tại trên hệ thống: văn thư thực hiện thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản đến vào hệ thống; thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục kèm theo Quy chế này và chuyển xử lý theo quy trình nội bộ cơ quan, đơn vị.
Nếu văn bản tồn tại trên hệ thống: văn thư thực hiện đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến (số đến, ngày đến ghi theo số đến và ngày đến của văn bản điện tử trên hệ thống) và chuyển văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết (theo ý kiến phân phối văn bản đến trên hệ thống).
d) Trường hợp các văn bản đến không đảm bảo các nguyên tắc và yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Điều 5 Quy chế này, bên nhận phải kịp thời phản hồi thông tin qua hệ thống để bên gửi biết, xử lý theo quy định.
3. Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống: văn thư cập nhật vào hệ thống các trường thông tin đầu vào của văn bản đến theo quy định tại Mục II, Phần II, Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
4. Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý theo quy định tại Mục VI, Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.