Điều 13. Trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử công vụ
1. Trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, cá nhân qua hệ thống thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị:
a) Tiếp nhận văn bản đến: văn thư truy cập vào hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị để tiếp nhận văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan, đơn vị khác (có hệ thống Quản lý văn bản và điều hành chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) hoặc từ các tổ chức, cá nhân. Văn bản điện tử tiếp nhận đảm bảo yêu cầu gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử theo quy định tại Điều 5 Quy chế này, văn thư tiến hành tiếp nhận và cập nhật văn bản vào hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
Trường hợp văn bản điện tử chưa đảm bảo yêu cầu gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử thì văn thư chuyển tiếp qua hệ thống thư điện tử công vụ đến bộ phận, cán bộ có liên quan.
b) Phát hành văn bản đi: văn thư mở hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị để thực hiện thao tác gửi văn bản điện tử phát hành.
2. Trao đổi văn bản điện tử giữa cán bộ, công chức, viên chức qua thư điện tử công vụ cá nhân
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp để trao đổi văn bản điện tử trong quá trình thực thi công vụ. Hộp thư cá nhân phải được mở kiểm tra thường xuyên để tiếp nhận, nắm bắt nội dung, xử lý công việc và hồi đáp các phản ánh, ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
b) Khi tham gia hệ thống thư điện tử công vụ, cá nhân được cấp hộp thư bảo đảm tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh theo Quyết định số 51/2016/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Tiền Giang.