Điều 16. Tạo lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
1. Việc tạo lập hồ sơ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Quy trình tạo lập hồ sơ điện tử:
a) Hàng năm cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư của cơ quan, đơn vị cập nhật danh mục vào hệ thống các trường thông tin cơ bản sau: Số và ký hiệu hồ sơ, tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người lập hồ sơ.
b) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc mở hồ sơ theo dõi công việc theo danh mục hồ sơ được phê duyệt.
Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự bổ sung hồ sơ vào danh mục hồ sơ trong hệ thống.
c) Đối với từng hồ sơ thuộc danh mục, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
d) Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ; cập nhật vào hệ thống các trường thông tin còn thiếu.
3. Nộp lưu và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử:
a) Việc nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định pháp luật hiện hành.
b) Việc nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật hiện hành.