Điều 12. Trao đổi văn bản điện tử, hồ sơ trên hệ thống phần mềm Một cửa điện tử (Cổng dịch vụ công tỉnh Tiền Giang)
1. Trao đổi văn bản điện tử, hồ sơ điện tử qua hệ thống Một cửa điện tử giữa cơ quan, đơn vị với tổ chức, cá nhân:
a) Tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký tài khoản; đăng nhập tài khoản; chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính; sửa đổi bổ sung thông tin hồ sơ điện tử; thanh toán trực tuyến nghĩa vụ tài chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh theo quy định tại Điều 7, 8, 9, 12, 13 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường mạng (sau đây gọi tắt là Nghị định số 45/2020/NĐ-CP).
b) Cơ quan, đơn vị tiếp nhận thủ tục hành chính từ các tổ chức, cá nhân có nhiệm vụ tạo lập hồ sơ điện tử thủ tục hành chính trên hệ thống để lưu trữ, xử lý thủ tục hành chính theo quy trình do cơ quan ban hành.
c) Khi tiếp nhận hồ sơ giấy được gửi trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, cán bộ làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thực hiện các công việc: kiểm tra, cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục hành chính lên phần mềm; số hóa toàn bộ hoặc một phần hồ sơ giấy mà tổ chức, cá nhân đã nộp dưới dạng các tập tin theo đúng quy định hiện hành về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh; đính kèm các tập tin lên phần mềm tương ứng với thành phần hồ sơ. Phần tài liệu không thể số hóa thì không tạo lập tập tin, chỉ thực hiện đánh dấu tương ứng theo thành phần hồ sơ trên phần mềm, sau đó tổng hợp và dán nhãn theo mã số thủ tục hành chính.
d) Khi tiếp nhận hồ sơ điện tử được gửi trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh, cán bộ làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả kiểm tra hồ sơ điện tử của tổ chức, cá nhân gửi đến theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP để cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục hành chính và cập nhật các văn bản điện tử trong hồ sơ điện tử mà tổ chức, cá nhân đã nộp trực tuyến.
Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng quy định, cán bộ làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thông báo cho tổ chức, cá nhân biết thông qua tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh hoặc các kênh thông tin khác mà tổ chức, cá nhân đã đăng ký.
đ) Việc gửi, nhận văn bản phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính giữa cơ quan, đơn vị và tổ chức, cá nhân được thực hiện trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả hoặc trực tuyến trên hệ thống Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định. Các yêu cầu về gửi, nhận văn bản được thực hiện theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan.
e) Các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính phải được cập nhật vào phần mềm Một cửa điện tử theo quy định.
g) Đối với hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 đã được tổ chức, cá nhân thực hiện qua Cổng dịch vụ công của tỉnh, khi tiếp nhận hồ sơ giấy của tổ chức, cá nhân, cán bộ làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thực hiện đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ này trước khi lưu hồ sơ theo quy định.
2. Trao đổi hồ sơ điện tử qua hệ thống Một cửa điện tử giữa các cơ quan, đơn vị tham gia thực hiện thủ tục hành chính:
a) Hồ sơ điện tử của các thủ tục hành chính liên thông được trao đổi qua hệ thống Một cửa điện tử thực hiện hoàn toàn dưới dạng điện tử.
b) Việc gửi, nhận và phối hợp xử lý hồ sơ điện tử giữa các cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định về giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường mạng và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
3. Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử cho tổ chức, cá nhân; hủy hiệu lực của kết quả thực hiện thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.