Điều 11. Trách nhiệm của cơ quan được cung cấp hộp thư điện tử của tỉnh:
1. Các cơ quan, đơn vị được cung cấp hộp thư điện tử (hộp thư công vụ) trong hệ thống, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý và ủy quyền bằng văn bản cho bộ phận văn thư trực tiếp sử dụng;
2. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư công vụ thì bộ phận văn thư phải có trách nhiệm chuyển xử lý theo quy định;
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị căn cứ Quy định này và các quy định khác của pháp luật ban hành quy định tổ chức quản lý, sử dụng thư điện tử tại cơ quan, đơn vị, gương mẫu sử dụng thư điện tử trong công việc; thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử cán bộ, công chức và các đơn vị thuộc quyền quản lý.
4. Bộ phận trực tiếp quản lý, sử dụng hộp thư công vụ định kỳ sao lưu nội dung thư đã gửi, nhận (kể cả tập tin đính kèm) vào nơi thích hợp trong máy tính (hoặc mạng nội bộ), xóa bỏ các thư rác nhằm phòng ngừa trường hợp hộp thư điện tử bị quá tải dung lượng, các sự cố khác và tạo điều kiện tra cứu thư điện tử khi cần thiết.
5. Đối với cán bộ được giao giữ tên truy cập và mật khẩu hòm thư công vụ khi thay đổi vị trí công tác, nghỉ việc phải bàn giao địa chỉ thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư công vụ cho người có trách nhiệm tiếp nhận.