Điều 16. Trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
- Sở Tư pháp
- Trực tiếp thực hiện việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.
- Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý hệ thống máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ dữ liệu) trên môi trường mạng Internet để phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu; triển khai việc tích họp Cơ sở dữ liệu với Hệ thống thông tin chính quyền điện tử tỉnh Quảng Ngãi để phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước; quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành phần mềm và lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng bảo đảm hoạt động thường xuyên, ổn định.
- Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, chỉ đạo, yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã cập nhật, bố sung dữ liệu các họp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu đầy đủ, kịp thời.
- Kiểm tra, xử lý các tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế và các quy định của pháp luật có liên quan.
đ) Xây dựng dự toán kinh phí bảo trì Cơ sở dữ liệu định kỳ hàng năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và phối hợp với đơn vị xây dựng, cung cấp Phần mềm Cơ sở dữ liệu thực hiện việc bảo trì, đảm bảo hoạt động ổn định cho Cơ sở dữ liệu.
- Theo dõi, tổng họp kết quả thực hiện Quy chế này; kịp thời báo cáo khó khăn, vướng mắc và đế đề xuất úy ban nhân dân tỉnh sửa đối, bố sung cho phù họp.
- Các cơ quan: Công an, Viện Kiểm sát các cấp, Tòa án các cấp và cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện
Đe nghị các cơ quan: Công an, Viện Kiểm sát các cấp, Tòa án các cấp và cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện kịp thời cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn tại Điều 9 Quy ché này để hoạt động hành nghề công chứng, hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh bảo đảm đúng quy định của pháp luật, an toàn pháp lý cho các bên tham gia ký kết họp đồng, giao dịch.
- Sở Tài nguyên và Môi trường
- Hoàn thiện hệ thống thông tin về tổ chức, cá nhân sử dụng đất; lịch sử giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa bàn tỉnh; xây dụng công cụ chia sẻ
Ị,
thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin liên quan đên tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.
- Chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất tỉnh trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình cần thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về thông tin hợp đồng, giao dịch đã đuợc công chứng, chứng thục trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến các văn bản công chứng, chứng thực (chuyến đối, chuyến nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp von quyền sử dụng đãt,...) đê đảm bảo tính chính xác của các văn bản công chứng, chứng thực.
Trường hợp hồ sơ có liên quan đến họp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực nhưng chưa có thông tin trên Cơ sở dữ liệu thì Văn phòng Đãng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất tỉnh phải thông báo ngay cho tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã đã công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch để cập nhật ngay thông tin họp đồng, giao dịch lên Cơ sở dữ liệu trước khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
- Phối hợp, chia sẻ dữ liệu qua hình thức ws (Webservice) hoặc API (Application Programming Interface) cho Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh để có thể nhận dữ liệu nhằm tra cứu chính xác thông tin liên quan về bất động sản (việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thế chấp, phong tỏa...) là đối tượng của việc công chứng, chứng thực họp đồng, giao dịch và đảm bảo tính an toàn pháp lý của dữ liệu điện tử.
- Các sở, ban, ngành và ủy ban nhân dân cấp huyện
- Trong phạm vi chức năng của mình, các sở, ban, ngành và ủy ban nhân dân cấp huyện phối họp với Sở Tư pháp phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này.
- Thường xuyên kiểm tra hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn quản lý theo quy định của pháp luật thông qua tài khoản được cấp.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.
- Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã
Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các thông tin về hợp đồng, giao dịch được chứng thực đã cập nhật, đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu để kịp thời phát hiện những sai sót.
- Hội Công chứng viên tỉnh
- Vận động Công chứng viên là Hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; có
biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu, làm ảnh huởng đến hoạt động công chứng, chứng thục, quyền và lợi ích họp pháp của cá nhân, tổ chức, đảm bảo an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
- Kịp thời hướng dẫn, giám sát các hội viên tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng và thực hiện Quy chế này.
- Tổ chức hành nghề công chứng
- Tất cả các tố chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia Cơ sở dữ liệu và thực hiện Quy chế này.
- Trưởng tố chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
bl) Ký kết hợp đồng bảo trì hàng năm với đơn vị tư vấn xây dựng Cơ sờ dữ liệu để đảm bảo tính ổn định trong quá trình sử dụng.
b2) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu tại tổ chức mình.
b3) Quyết định việc đề nghị Sở Tư pháp xem xét, chỉnh sửa thông tin họp đồng, giao dịch đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình.
- Trưởng tố chức hành nghề công chứng phân công công chứng viên, viên chức, nhân viên của tổ chức mình thực hiện các công việc:
cl) Cung cấp cho các cơ quan tổ chức có thẩm quyền các thông tin về họp đồng, giao dịch do tố chức mình công chứng khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả đã cung cấp.
- ) Bảo mật thông tin về tài sản của tố chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
- Các tổ chức, cá nhân khác có thẩm quyền tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật (tổ chức, cá nhân có liên quan) ■
- Các cơ quan có liên quan trong phạm vi, quyền hạn của mình, khi có các thông tin về việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo liên quan đến việc công chứng, chứng thực họp đồng, giao dịch thì phối hợp chia sẻ các thông tin đên Sở Tư pháp đê cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
- Được cấp mật khẩu và tên truy cập để tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải toả ngăn chặn, thông tin tham khảo và thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu; các thông tin khác phục vụ công tác quản lý Nhà nước vê hoạt động công chứng, chứng thực và thanh tra, kiêm tra, điêu tra,...