Điều 16. Quan hệ phối hợp trong chuẩn bị đề án
1. Trong quá trình chuẩn bị đề án, chủ đề án phải phối hợp chặt chẽ với các cơ quan có liên quan về những vấn đề của đề án có liên quan đến các cơ quan đó.
2. Sau khi đề án đã được chuẩn bị xong, chủ đề án phải xin ý kiến các cơ quan liên quan bằng một trong các hình thức sau:
a) Tổ chức họp: Chủ đề án phải gửi dự thảo đề án và các hồ sơ, tài liệu có liên quan cho các cơ quan được mời ít nhất 3 ngày trước ngày họp, Thủ trưởng các cơ quan làm chủ đề án chủ trì cuộc họp; Biên bản cuộc họp phải ghi đầy đủ các ý kiến tham gia thảo luận và ý kiến kết luận tại cuộc họp;
Cơ quan được mời họp phải cử đại diện có thẩm quyền tham dự cuộc họp. Ý kiến của người tham gia được coi là ý kiến của cơ quan được mời họp. Đại diện cơ quan được mời họp phải báo cáo đầy đủ quá trình diễn biến cũng như kết luận của cuộc họp cho Thủ trưởng cơ quan biết. Trường hợp đại diện cơ quan được mời vắng mặt, chủ đề án gửi phần kết luận cuộc họp có liên quan đến cơ quan đó biết. Chậm nhất là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản, thủ trưởng cơ quan nhận được văn bản phải trả lời bằng văn bản ý kiến của mình. Nếu quá thời hạn trên mà không trả lời thì coi như đồng ý với đề án và phải chịu trách nhiệm về các nội dung có liên quan.
b) Sử dụng hình thức công văn: Chủ đề án gửi dự thảo đề án và các hồ sơ kèm theo đến Thủ trưởng cơ quan có liên quan để lấy ý kiến và quy định thời gian nhận lại văn bản trả lời. Thủ trưởng các cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho chủ đề án trong thời hạn quy định;
Nếu hồ sơ đề án chưa rõ hoặc do vấn đề phức tạp cần có thêm thời gian nghiên cứu thì chậm nhất 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được công văn đề nghị, cơ quan được hỏi ý kiến có quyền yêu cầu chủ đề án làm rõ hoặc cung cấp thêm các tài liệu cần thiết. Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của cơ quan được hỏi ý kiến, chủ đề án có trách nhiệm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó. Chậm nhất là 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đầy đủ các thông tin cần thiết từ chủ đề án, cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho chủ đề án. Nếu quá thời hạn trên, Thủ trưởng cơ quan được hỏi ý kiến không có văn bản trả lời thì coi như đồng ý với đề án và chịu trách nhiệm về các nội dung có liên quan.