Điều 16. Số hoá tài liệu lưu trữ và x ác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử
1. Số hóa tài liệu lưu trữ
a) Về mục tiêu, nguyên tắc, nội dung công tác số hóa được thực hiện theo quy định tại Điều 8, Điều 9, Điều 10 của Quyết định số 31/2015/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên;
b) Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số, đã được chỉnh lý hoàn chỉnh theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng, có liên quan đến việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ và có trách nhiệm sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức đối với tài liệu số hóa theo quy định của pháp luật;
c) Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá theo quy định của pháp luật.
2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử phải theo nguyên tắc, phương pháp như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
a) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
b) Nội dung của tài liệu;
c) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;
d) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
3. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này có giá trị như bản gốc.