Điều 9. Nguyên tắc trong việc số hóa tài liệu
1. Tài liệu số hóa phải là tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ.
2. Việc thực hiện quét (scan) tài liệu của mỗi hồ sơ phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin.
3. Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc.
4. Việc sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tử sau khi quét phải thống nhất định dạng có đuôi “pdf“ để tích hợp vào cơ sở dữ liệu.
5.Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập.
6. Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhất các ký hiệu, phân quyền truy cập để đảm bảo giao nộp hồ sơ, tài liệu được an toàn, tránh mất mát hoặc sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiết bị lưu trữ.