Điều 11. Quản lý văn bản điện tử đến
1. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản điện tử đến
a) Văn bản điện tử đến phải đảm bảo theo đúng quy định tại Điều 4 và Điều 6 Quy định này, Văn thư cơ quan thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký và chuyển xử lý văn bản điện tử đến;
b) Số của một văn bản điện tử đến là duy nhất, được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự theo thời gian tiếp nhận văn bản trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm) trong Hệ thống của cơ quan, tổ chức; thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
2. Tiếp nhận, đăng ký văn bản điện tử đến
a) Đối với văn bản điện tử Văn thư cơ quan tiến hành tiếp nhận, đăng ký văn bản đến vào Hệ thống, cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định. Hệ thống của cơ quan phản hồi trạng thái tiếp nhận văn bản điện tử cho cơ quan, tổ chức ban hành văn bản biết về việc đã nhận văn bản; Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý;
b) Đối với các văn bản giấy đến mà không có văn bản điện tử, Văn thư cơ quan phải thực hiện bản sao (số hóa) từ văn bản giấy sang văn bản điện tử:
Hình thức sao “SAO Y” hoặc “ SAO LỤC” hoặc “ TRÍCH SAO”.
Tiêu chuẩn của văn bản số hóa từ văn bản giấy: định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200dpi; tỉ lệ số hóa 100%.
Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng văn bản điện tử thực hiện theo điểm b khoản 2 Điều 8 Quy định này.
Văn thư cơ quan tiến hành tiếp nhận văn bản, đăng ký vào Hệ thống, chuyển bản giấy cho cán bộ, công chức, viên chức (gọi tắt là CBCCVC) giải quyết công việc;
c) Đối với các văn bản điện tử đến cần tạo văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện bản sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy được thực hiện theo quy định tại Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Xử lý văn bản điện tử đến
a) Sau khi tiếp nhận văn bản điện tử đến, Văn thư cơ quan trình và chuyển giao kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết và cập nhật các thông tin: Phòng\ban\đơn vị (gọi tắt là đơn vị) hoặc người nhận, ý kiến chỉ đạo, thời hạn giải quyết,…chuyển giao cho người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo, phân công cho CCVC thực hiện giải quyết công việc trên Hệ thống. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến người đứng đầu đơn vị hoặc CCVC được người có thẩm quyền giao giải quyết công việc theo quy định;
b) Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì cần giao rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và hạn giải quyết của mỗi đơn vị (nếu cần);
c) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hoặc giao cho người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản điện tử đến và giao cho người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến;
d) Người đứng đầu đơn vị, CCVC có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định. Những văn bản đến chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay;
đ) Việc tiếp nhận, đăng ký, xử lý văn bản điện tử đến được thực hiện trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức.