Điều 10. Nội dung công tác số hóa tài liệu
1. Trên cơ sở hồ sơ được lập và chỉnh lý hoàn chỉnh, cán bộ, công chức, viên chức được giao theo dõi, giải quyết công việc cần phải tổ chức bàn giao cho bộ phận số hóa tiến hành quét (scan) tài liệu trong hồ sơ công việc đó thành tài liệu điện tử.
a) Trước khi bàn giao bộ phận số hóa, người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập Mục lục hồ sơ cần số hóa để chuyển giao cho bộ phận số hóa thực hiện số hóa. Trưởng các phòng chuyên môn có trách nhiệm xem xét, xác định và chịu trách nhiệm về việc lựa chọn các hồ sơ, tài liệu cần số hóa.
b) Việc thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu do cơ quan, tổ chức phân công công chức, viên chức phụ trách công nghệ thông tin thực hiện hoặc giao cho văn thư cơ quan thực hiện.
c) Sau khi số hóa tài liệu, bộ phận số hóa phải thống nhất ký hiệu, nguồn lưu trữ trên dữ liệu chung và tiến hành bàn giao lại hồ sơ, tài liệu giấy cho người theo dõi, giải quyết công việc để thực hiện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
d) Tài liệu điện tử được số hóa sẽ được bộ phận văn thư, lưu trữ tiếp nhận kiểm tra đối chiếu với Mục lục hồ sơ cần số hóa trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
2. Người được phân công làm công tác số hóa ngoài những nguyên tắc nghiệp vụ kỹ thuật, phải đảm bảo số hóa theo đúng Mục lục hồ sơ, tài liệu cần số hóa do các phòng chuyên môn lập và chuyển giao là tài liệu giấy và số hóa theo đúng quy định về lưu trữ tài liệu điện tử.