Điều 6. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản điện tử
1. Nguyên tắc
a) Việc quản lý văn bản điện tử được ký số phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ;
b) Tất cả các văn bản điện tử được ký số thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức phải được tiếp nhận, xử lý và ban hành qua Hệ thống, trừ các trường hợp cơ quan, tổ chức chưa xây dựng Hệ thống. Không gửi văn bản điện tử trên hệ thống thư điện tử (email) khi văn bản được ban hành qua Hệ thống; trừ Hệ thống thư điện tử của tỉnh Thái Nguyên (nếu cần);
c) Cơ quan, tổ chức không phát hành văn bản giấy khi đã ban hành văn bản điện tử được ký số, trừ các trường hợp quy định phải gửi kèm văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Quy định này;
d) Tiếp nhận văn bản điện tử đến Văn thư cơ quan thực hiện kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử, trường hợp văn bản đó không đáp ứng quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản;
đ) Văn bản có nội dung mang bí mật nhà nước không được nhập vào Hệ thống và được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước;
e) Việc tiếp nhận, đăng ký, ban hành văn bản điện tử phải được ký số đúng thời hạn, thời gian quy định; gửi đúng địa chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết.
2. Yêu cầu
a) Tất cả văn bản điện tử đi, đến của cơ quản, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật;
b) Văn bản điện tử đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “ Thượng khẩn” và “ Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao xử lý ngay sau khi nhận được;
c) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.