Điều 8. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải thực hiện theo quy định sau:
1. Vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải được đựng trong bao bì chắc chắn, khi cần thiết phải niêm phong theo quy định, có phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn trong mọi tình huống. Nếu xét thấy cần thiết thì bố trí người bảo vệ.
2. Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước trong nước, trong tỉnh giữa những người dự thảo, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản…. đều phải vào sổ có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
2.1. Gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước theo các quy trình sau:
+ Trước khi gửi tài liệu phải vào sổ “Tài liệu đi” để theo dõi, ghi đủ các mục: số thứ tự (đồng thời sổ tài liệu gửi đi) ngày, tháng, năm. nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dấu kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi.
+ Làm bì: Tài liệu mang bí mật Nhà nước trước khi gửi đi phải làm bì riêng, giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được, hồ dán phải dính, khó bóc.
Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ (C).
Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ (B).
Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng 2 bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”; Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ (A).
2.2. Nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước:
+ Mọi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
+ Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì Văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có trên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
+ Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật Nhà nước hoặc tài liệu, vật bị trao đổi, mất, hư hỏng… thì người nhận phải báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
2.3. Thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước:
Những tài liệu có dấu đóng “Tài liệu thu hồi”, Văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.
3. Nơi gửi và nơi nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót mất mát để xử lý kịp thời.