Điều 4. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu
1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu phải thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
2. Các hoạt động quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; cung cấp, kiểm tra, xác minh thông tin theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
3. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch tài sản, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực phải tra cứu thông tin tại Cơ sở dữ liệu.
4. Việc cung cấp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời.
5. Phân định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, người có thẩm quyền.
6. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích. Không tiết lộ, sử dụng thông tin có trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật hoặc mục đích thương mại, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
7. Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro, thông tin giải tỏa cảnh báo rủi ro, thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực được ghi nhận bằng nhật ký tự động được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu, là căn cứ chứng minh việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
8. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do mình cung cấp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.