Điều 9. Tiếp nhận văn bản đến trong Hệ chương trình
Chuyên viên phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào Hệ chương trình để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu :
a. Nút “Chuyển tiếp văn bản” dùng để chuyển tiếp văn bản trên mạng đến người khác có trách nhiệm xử lý.
b. Nút “Lưu tham khảo” dùng để kết thúc xử lý văn bản trên mạng tin học (khi chuyên viên nhận văn bản chỉ để tham khảo, không phải xử lý).
c. Nút “Xử lý văn bản” khi chọn, sẽ mở ra 3 lựa chọn :
c.1. Khung “Lập phiếu XLVB” dùng để ghi nhận trên mạng lý do không xử lý văn bản này; chọn “Lưu”, văn bản này chuyển sang trạng thái kết thúc xử lý.
c.2. Khung “Dự thảo văn bản” dùng xử lý văn bản một cách giản đơn, chuyên viên mở ra để ghi trích yếu, gắn tờ trình và văn bản điện tử dự thảo, chuyển đến lãnh đạo phụ trách, người ký. Khi văn bản phát hành được phát hành thì văn bản đến này tự động chuyển sang trạng thái đã xử lý.
c.3 Khung “Mở hồ sơ XLVB” dùng khi chuyên viên xử lý một văn bản có liên quan đến nhiều văn bản khác, có tham khảo ý kiến của các chuyên viên khác nên phải tạo thành một hồ sơ, cập nhật các thông tin liên quan. Khi văn bản phát hành được phát hành có theo dõi hồi báo; chỉ khi chuyên viên thụ lý chọn “kết thúc hồ sơ” thì trạng thái theo dõi hồi báo của hồ sơ này mới chấm dứt.