Điều 4. Quyền quản trị Hệ chương trình, phân quyền xử lý văn bản và truy cập thông tin
1. Phòng Hành chính - Tổ chức được Chánh Văn phòng giao quản trị về nội dung được cập nhật vào Hệ chương trình, có trách nhiệm quản lý, báo cáo mọi thông tin về xử lý văn bản đến, văn bản phát hành và tình trạng hồ sơ khi Lãnh đạo Văn phòng có yêu cầu. Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức phân công thực hiện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ này.
2. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng được bố trí sử dụng máy tính tùy theo nhiệm vụ sẽ được phân quyền tương ứng để xem thông tin văn bản đến, văn bản phát hành, theo dõi các đầu việc được phân công trên môi trường mạng nội bộ. Riêng thông tin về tờ trình xử lý văn bản đến, dự thảo văn bản phát hành thì người có trách nhiệm xử lý mới được xem; những bộ phận, cá nhân khác muốn biết thông tin này để phối hợp công tác thì liên hệ với người đang có trách nhiệm xử lý.
3. Quyền xử lý văn bản và truy cập thông tin vào Hệ chương trình được xác lập tùy theo chức danh, như sau:
- Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, Lãnh đạo Văn phòng có Quyền: khai thác thông tin tổng hợp, xác nhận hoàn thành văn bản, xem văn bản đi-đến, xem văn bản dự thảo và hồ sơ công việc.
- Chuyên viên có Quyền: xử lý văn bản, sao y văn bản, xem văn bản đi-đến.
- Phòng Hành chính – Tổ chức (Văn thư) có Quyền: cập nhật văn bản đi-đến, cập nhật thông tin danh mục, in sổ văn bản, xem văn bản đi-đến, luân chuyển văn bản trên mạng đến chuyên viên xử lý, điều chỉnh thời hạn và tình trạng xử lý văn bản (theo bút phê của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, Lãnh đạo Văn phòng).
4. Trung tâm Tin học cấp tài khoản và phân quyền truy cập cho người sử dụng; hướng dẫn vận hành, tập hợp các yêu cầu sử dụng và nâng cấp Hệ chương trình cho phù hợp; trích xuất cơ sở dữ liệu phục vụ cho các yêu cầu công tác. Đồng thời xóa các tài khoản đã cấp khi người sử dụng đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác đi khỏi Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.