Điều 7. Cập nhật văn bản phát hành
1. Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký bản chính thức, đồng thời văn bản điện tử đã được chuyển đến trên môi trường mạng nội bộ, Phòng Hành chính - Tổ chức (nhân viên phát hành văn bản) thực hiện các việc sau:
- Sử dụng chức năng cấp số theo loại của Hệ chương trình để cấp số, ngày của văn bản phát hành.
- Phát hành văn bản điện tử song hành với văn bản giấy trên đường truyền số liệu chuyên dùng đến tất cả các đơn vị được ghi ở mục nơi nhận;
2. Trường hợp hồ sơ văn bản phát hành chỉ có bản chính đã được ký duyệt nhưng không có văn bản điện tử kèm theo:
- Nếu văn bản do Ủy viên Ủy ban được phân cấp ký thì phát hành trên mạng bằng bản ảnh quét (scan).
- Nếu văn bản do chuyên viên Văn phòng soạn thảo và người có thẩm quyền đã duyệt ký thì nhân viên văn thư phát hành như khoản 1 điều 7.
3. Đối với các văn bản cần phổ biến rộng rãi, cần lấy ý kiến của nhân dân, tổ chức, cơ quan, ngoài việc gửi cho các đơn vị nơi nhận, Phòng Hành chính – Tổ chức phải gửi cho Cổng thông tin điện tử thành phố (HCM Cityweb) và Ban Biên tập Trang thông tin điện tử của Văn phòng.