Điều 6. Cập nhật văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản gửi đến thuộc phạm vi xử lý của Ủy ban nhân dân thành phố, hoặc của Văn phòng, trước khi chuyển xử lý, nhân viên văn thư tiến hành cập nhật vào Hệ chương trình như sau :
1. Đối với văn bản đến rõ lĩnh vực và nơi xử lý thì cập nhật vào các đề mục, kèm văn bản điện tử (nếu có), không để trống các đề mục có dấu (*) và các đề mục sau :
- Số ký hiệu gốc : nhập theo văn bản gốc;
- Trích yếu : nhập nguyên văn trích yếu trên văn bản, hoặc thêm chi tiết để phân biệt với các văn bản tương tự khác;
- Tập tin đính kèm : gửi đến qua đường mạng hoặc thiết bị lưu (USB, đĩa);
Sau đó, chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng phụ trách hoặc đến Phòng chuyên viên thụ lý.
2. Đối với các văn bản không rõ lĩnh vực và nơi thụ lý thì chuyển đến Chánh Văn phòng có bút phê chỉ đạo rồi mới cập nhật vào Hệ chương trình.