Điều 10. Cập nhật thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn
Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 9 Quy chế này cung cấp được gửi về Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin (trừ thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ, tết theo quy định). Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 17 giờ thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về việc không cập nhật, cập nhật không đầy đủ.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng
a) Hợp đồng, giao dịch sau khi được công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng ký tên và đóng dấu, phải được cập nhật chính xác, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng trước khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng.
Trong trường hợp do lỗi về đường truyền hoặc lỗi kỹ thuật khác dẫn đến không cập nhật được thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng viết phiếu hẹn trả kết quả cho người yêu cầu công chứng đồng thời thông báo ngay cho Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý.
Phiếu hẹn trả kết quả phải đảm bảo thời hạn công chứng theo quy định tại Khoản 2 Điều 43 Luật Công chứng. Đến thời hạn trả kết quả theo phiếu hẹn nhưng vẫn chưa cập nhật được thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng phải trả kết quả cho người yêu cầu công chứng đồng thời thông báo ngay cho Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý.
b) Sau khi thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch và sửa lỗi kỹ thuật có liên quan đến thông tin về tài sản thì tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật ngay và đầy đủ lên Cơ sở dữ liệu công chứng.