Điều 16:
Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trừ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm tài liệu như: sổ nhập hồ sơ tài liệu, số đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ (xem phụ lục 3, 4, 5)