Điều 12.
1. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tố chức, doanh nghiệp đó phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định sau đây:
a. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ lịch sử trước khi chấm dứt hoạt động.
b. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ của cơ quan, tố chức cấp trên trực tiếp trước khi chấm dứt hoạt động.
2. Trong trường hợp chia cơ quan, tổ chức để thành lập cơ quan, tổ chức mới:
a. Đối với cơ quan, tổ chức trước khi chia thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch
sử:
- Hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Trừ trường họp cơ quan, tổ chức mới được kế thừa có liên quan đến nội dung công việc cần sử dụng hồ sơ, tài liệu đó thì phải có văn bản thoả thuận thống nhất của lưu trữ lịch sử. Không bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tô chức khác mà chưa có ý kiến của cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Hồ sơ tài liệu không thuộc diện nộp lưu: cơ quan mới tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu trường họp các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu do cơ quan quản lý cấp trên quyêt định.
- Hồ sơ, tài liệu liên quan đến những công việc giải quyêt chưa xong: cơ quan mới thành lập có chức năng quản lý và được giao nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó thì được tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu để theo dõi giải quyết tiếp.
3. Trong trường hợp chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính thì việc quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định của Chính phủ.
4. Quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập huyện, thị xã (sau đây gọi chung là huyện)
Chia tách huyện để thành lập huyện mới
* Đối với tài liệu đang bảo quản trong Kho lưu trữ huyện:
- Nếu huyện bị chia nay được tái lập lại từ các huyện cũ trước đây thì các phông lưu trữ thuộc huyện cũ nay được trả lại huyện tái lập đó.
- Các phông lưu trữ thuộc huyện bị chia được huyện mới tiếp nhận trụ sở huyện cũ tiếp tục quản lý.
* Đôi với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của huyện bị chia thì việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi chia cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tô chức mới tại khoản 2 Điều 12 của Quy định này.